Chi invia elenchi di documenti in plichi intestati a gruppi di destinatari fa spesso uso di etichette adesive. Spesso le utilizza chi invia riviste, chi trasmette circolari a sedi remote, chi emette fatture in modo ripetitivo a un numero sempre uguale di clienti. Tornano comodo anche per essere appiccicate sulle buste degli auguri o per l'invio di offerte promozionali a potenziali clienti con cadenza periodica.

Per utilizzarle con profitto, però, occorre superare alcune piccole difficoltà. La prima è trovare un buon fornitore. Subito dopo ci si pone il problema di come stampare delle scritte da computer, per evitare di scriverci su a mano.

Micla Gestione etichette fornisce una soluzione a questa esigenza perché permette di gestire archivi di etichette da inviare in stampa, in modo parametrizzato. In termini pratici il programma permette di creare e di manutenere uno o più archivi indipendenti, composti da un qualsiasi numero di schede. Ognuna comprende quattro righe, il cui contenuto è gestibile liberamente dall'utente.

Uno schema tipico potrebbe essere l'inserimento della ragione sociale nel primo rigo e dell'indirizzo nel secondo. Nel terzo ci si potrebbero scrivere CAP, città e provincia di destinazione. Il quarto potrebbe essere lasciato libero o riempito con una scritta del tipo “Alla cortese attenzione di…” (mettendo un nome e cognome al posto dei puntini).

Per inviare correttamente un gruppo di etichette alla stampante, occorre definire prima i parametri relativi alla posizione e alle dimensioni delle etichette nel foglio. Lo si fa impostando:
• il numero di righe e di colonne di etichette presenti su ogni foglio;
• il numero di millimetri di spazio che devono esserci nei punti chiave della pagina.

Di questi ultimi i principali sono:
• distanza dal bordo in alto e da quello di sinistra del foglio;
• distanza delle scritte dal bordo in alto e da quello di sinistra dell'etichetta;
• interlinea tra le righe di testo;
• distanza orizzontale e verticale tra le etichette.

Così facendo, si riesce a stampare correttamente su fogli di qualsiasi genere, magari dopo aver fatto un po' di prove per la messa a punto.

Una caratteristica utile è la possibilità di impostare un gruppo di valori diversi per ogni archivio e uno in più per un ulteriore foglio generico, da considerarsi come predefinito.

Oltre alle funzioni essenziali, il programma ne offre diverse altre aggiuntive, come quella per trasferire schede da un archivio a un altro o all'interno dell'archivio stesso. Nel primo caso la si può sfruttare per creare più velocemente diversi archivi che contengono elenchi di destinatari molto simili tra loro. Trasferire una scheda all'interno dello stesso archivio, invece, può essere utile per duplicare etichette che devono avere gli stessi dati o per risparmiare tempo quando cambiano solo pochi dati tra loro.

Quando si invia un archivio in stampa, si può scegliere se far apparire o meno ognuna delle quattro righe di ogni etichetta. In questa fase in un'apposita casella si può inserire una scritta che deve essere stampata in modo sempre uguale e prima delle altre, variabili, lette dall'archivio (per esempio: “Spett.le”).

Come suggerimento finale, si può sfruttare MiCla Gestione etichette anche per stampare gruppi di quattro righe su normali fogli di carta, che non contengono etichette adesive. A questo scopo una delle opzioni permette di riportare un riquadro colorato intorno alle scritte, per esempio per poterle ritagliare con le forbici.

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